Automatizace firemních procesů
Automatizace je pro nás pojem, kterým se snažíme ulehčit velkou část práce firemním klientům a zprůhlednit tak jejich každodenní pracovní činnost. Nabízíme firemní systémy na míru, podle požadavků klienta. Automatizované systémy lze libovolně upravovat a nadále udržovat s aktualními - měnícími se požadavky nebo potřebami
Systémy jsou dostupné kdekoli na zemi, z jakéhokoli místa nebo adresy (samozřejmě ve větsině případů je potřeba připojení k internetu). Stačí znát přislušné přistupové údaje a můžete takto ovládat nebo prostě jen sledovat chod firmy například během dovolené nebo pracovní cesty v zahraničí.
Možnosti automatizace firemních procesů:
- evidence a správa klientely
- přehledný výstup pro klienta
- rozdělení přístupových práv
- hlídání chodu firmy
Výhody automatizace firemních systémů:
- okamžité získání informací
- snadná orientace a práce se systémem
- on-line dostupnost z jakéhokoli místa
- kompletní řešení na míru
Příklad:
Představte si firmu, která vyrábí nábytek ze dřeva. Firma vlastní předlohu a podle objednávek zadávají svým zaměstnancům práci. Vše donedávna probíhalo takto:
Objednávka
Objednatel zavolal do firmy a telefonicky vytvořil objednávku. Příslušná osoba objednávku zapsala do papírového formuláře nebo do předem připravené tabulky např v excelu na pc.
Zápory: Objednávka se lehce ztratí nebo někde založí, při uložení do počítače riskujeme uplné smazání souboru vlivem virů nebo při zhroucení systému, tím můžem přijít nejen o jeden soubor, ale o všechny data. Do objednávky je potřeba průběžně vstupovat podle potřeb klienta a upravovat ji, tudíž už nyní se může stát objednávka nepřehledná.
Zadání
Další zaměstnanec zpracuje objednávku, připraví podklady a předá do výroby.
Zápory: Při zadání v papírové podobě riskujeme opět ztrátu či záměnu předlohy a často se při výrobě právě z toho důvuodu chybuje. Některé zakázky získávají různé priority a v případě nutnosti tak předbíhají dříve zadané zakázky. Při zadání více zakázek se tímto ve firmě způsobí zmatek a zaměstnanci jsou tak frustrováni, protože neví co přesně dělat.
Výroba
Výroba se provádí na několika stanovištích kde se kompletuje celý výrobek.
Zápory: Nezjistíte aktuální stav zakázky z jednoho místa, je potřeba obejít celou firmu než se zjistí v jakém je stavu výrobek od objednávky po předání a fakturaci. Je potřeba mít připravený další formulář kam se zapíše například zmetkovitost, nebo skutečná spotřeba.
Fakturace
Po dokončení výrobku je potřeba nacenit a vyfakturovat veškeré služby a porovnat je s náklady či vyčíslit zisk na přání majitele firmy.
Zápory: Musíte vlastnit účetní program nebo složitě vytvářet faktury v tabulkách. Statistiky zisků, nákladů a tržeb jsou velmi často problém a podnikání se tím stává nepřehledné. Nepřehledné může být i hlidání splatnosti faktur či stav skladu materiálu, který je svázaný s výrobou.
Předání
Zákazník je informován o připravenosti dodávky, následně se čeká na vyzvednutí a zaplacení.
Zápory: Vždy musíte komunikovat se zákazníkem i když je to rutina. Zákazník nemá možnost jinak zjistit stav svých objednávek než telefonicky a i tak někdy nedostane odpověď, nebo jeho odpověď je zkreslená, protože ani samotná firma neví okamžitý stav. Následné hlídání splatnosti fakturací se stává noční můrou a z podníkání je honička o přežití.
Všechny tyto zápory Vám automatizace pomůže pohlídat a ve výsledku dostanete neocenitelného pomocníka ve vašem podnikání.
Automatizace lze aplikovat prakticky na vše, rádi Vám poradíme a budeme se snažit tak Vaše podnikání zjednodušit a zpřehlednit.
